Da sempre qualsiasi organizzazione di business o governativa scambia con il suo mondo esterno informazioni in forma di documenti convenzionali o nelle modalità che le tecnologie della comunicazione hanno messo a disposizione; in questi ultimi anni, proprio a seguito dello svilupparsi di nuovi ed innovativi modi di comunicare, la mole delle informazioni da gestire è cresciuta in modalità esponenziale esponendo sempre di più le aziende a rischi legali, economici o di immagine derivati dalla perdita di informazioni o dalla non corretta cattura e conservazione delle stesse.
Gestire le informazioni all’interno di una organizzazione, anche al fine di poter gestire qualsiasi tipo di rischio, significa operare in maniera sistematica (Record Management) conformandosi alla normativa vigente ed adottando regole certe e condivise.
E’ essenziale che, indipendentemente dal suo contenuto, ogni documento sia accuratamente “catturato”, classificato, conservato, reso visibile agli utenti abilitati e competenti in materia. Inoltre la gestione dell'informazione deve essere mantenuta secondo le regole di business o imposte dalle normative di settore, quindi:
• che la gestione sia efficiente, ovvero, Tracciabile, Affidabile e Reperibile, indipendentemente dal formato e dal canale di comunicazione usato (EMail, FAX, WEB, Tradizionale)
• che la ricerca delle informazioni sia agevole,soprattutto di quelle utili in caso audit o contenziosi, che deve essere assicurata in termini di secondi, non di minuti od addirittura ore.
Stemar con l’intento di aiutare i propri clienti nel processo di costruzione di un solido ambiente di gestione documentale, ha definito un preciso approccio metodologico corredato da una suite di soluzioni di Document Management modulari, scalabili e fra loro correlati.
La suite Maxcom di Document Management si articola nei seguenti moduli applicativi:
- Archiviazione ottica - Maxcom Archive
- Conservazione ed archiviazione ottica sostitutiva, con conservazione dei documenti fiscali e dei registri a norma CNIPA- Maxcom Archive Legal Document
- Riconoscimento Ottico dei dati - Maxcom Optic Recognition
- Riconoscimento Ottico e Gestione del ciclo attivo e passivo - Maxcom Optic Recognition Invoice
Information Management